Digitale Archivierung im Österreichischen Staatsarchiv

Die Republik Österreich ist in der Entwicklung der elektronisch unterstützten Verwaltung (E-Government) führend in der Europäischen Gemeinschaft. Dies wurde besonders durch die flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenbearbeitung für Bundesdienststellen mit Anfang 2004 nochmals unterstrichen. Mit der Inbetriebnahme des ELAK im Bund (EiB) wurde die Notwendigkeit erkannt, auch für die langfristige Archivierung dieses elektronischen Aktenmaterials zu sorgen. Die Verantwortung für die Umsetzung der digitalen Archivierung obliegt gemäß Bundesarchivgesetz dem Österreichischen Staatsarchiv.

Nach einer mehrjährigen Planungs-, Ausschreibungs- und Umsetzungsphase befindet sich das „Digitale Archiv Österreich“ („digLA“) seit 2012 im Testbetrieb. Die notwendigen Prozesse, digitales Archivgut langfristig („auf ewige Zeiten“) zugreifbar, lesbar und reproduzierbar zu erhalten, sind gemäß dem auf internationaler Basis entstandenen OAIS-Referenzmodell (ISO 14721:2003) umgesetzt worden. Der Content der elektronischen Akten wird vor Übernahme in das digLA - soweit derzeit technisch möglich - in PDF/A konvertiert und anschließend gemeinsam mit den Originaldokumenten sowie den vorhandenen Prozess- und Metadaten mittels einem XLM-Schema in das Archiv übergeführt.

Die langfristige Erhaltung der Daten wird im Rahmen des festgelegten Maßnahmenkatalogs des Preservation Plannings sichergestellt, der alle Komponenten des digLA überwacht und im Anlassfall die Anpassung an den aktuellen Stand der Technik auslöst. Mit der Verfügbarkeit neuer technischer Komponenten im Bereich von Hardware und Software sind laufende Migrationen des digitalen Archivbestandes und der Metadaten verbunden.

Seit 2018 wird das digitale Archiv sukzessive evaluiert und auf den neuesten Stand der Technik gebracht. Nach einem durchgängig erfolgten Austausch der Hardware 2018/2019 werden seit Anfang 2020 die technische und organisatorische Infrastruktur, die Softwarelösung selbst sowie alle Archivprozesse einem kompletten Relaunch unterzogen. Insbesondere der Umstieg vom Ingest-Format EDIAKT II auf das Nachfolgeformat EDIDOC steht im Fokus des seit Mai 2020 durchgeführten Proof of Concept „digLA 2.0“. Abschließende Ergebnisse werden für Anfang 2021 erwartet, sodass die flächendeckende Archivierung der seit 2004 angefallenen und nunmehr archivreifen ELAK-Daten im Bund in Folge großflächig erfolgen kann.

Die Nutzung aller im digitalen Archiv abgelegten Archivalien – welche nicht mehr der gesetzlichen Schutzfrist (=Archivsperre) unterliegen – wird zukünftig durch einen digitalen Lesesaal möglich sein. Ebenso wird der Zugriff auf die Daten durch das im Einsatz befindliche Archivinformationssystem (AIS) unterstützt werden.