Der „Schreibtisch des Kaisers“ wird digital
Die Kabinettskanzlei der Kaiser von Österreich hat in letzter Zeit vermehrt Aufmerksamkeit auf sich gezogen. Sie fungierte als Anlaufstelle verschiedenster Behörden sowie Gnadenwerber beim Kaiser, womit ihr auch eine Filter- und Vermittlerfunktion zukam. Durch die Hände ihrer Bediensteten lief all das, was schließlich auch auf dem Schreibtisch des Kaisers landete. Vor allem Kaiser Franz Joseph I. (1830–1916) war bekanntlich ein unermüdlicher Aktenbearbeiter und konnte sich dabei in Gestalt seiner Kabinettskanzlei auf ein effizientes und geordnetes Sekretariat verlassen.
Ein großer Teil der Ressourcen der kaiserlichen Kanzlei wurde Zeit ihres Bestehens für die Bearbeitung der „Vorträge“ aufgewendet. Dabei handelt es sich um anlassbezogene Berichte und Beschlussvorlagen der Ministerien und anderer Zentralbehörden, deren letzte Entscheidung bzw. Weiterbearbeitung dem Kaiser persönlich vorbehalten war. Die Kabinettskanzlei hatte im Vorfeld die Aufgabe, die teilweise recht umfangreichen Vorträge zu komprimieren und für die so bezeichnete „allerhöchste Resolution“, also Genehmigung, vorzubereiten. Nach erfolgter Bearbeitung durch den Kaiser gingen die originalen Vorträge mitsamt den auf sie aufgetragenen Resolutionstexten an die einreichenden Zentralbehörden zurück, während die Auszüge und genehmigten Beschlussentwürfe sorgsam bei der Kabinettskanzlei aufbewahrt wurden. Diese wertvolle Überlieferung gelangte schließlich mit weiteren Akten der Kabinettskanzlei an das Haus-, Hof- und Staatsarchiv, wo sie noch heute verwahrt wird. Durch sie kann etwa die Entscheidungsfindung der Kaiser Franz Joseph I. und Karl I. von Österreich erforscht werden. Daneben bieten die hier zentral gesammelten Vorträge aber auch Einblicke in verschiedenste Themen aus dem Einzugsbereich der gesamten Habsburgermonarchie – sie reichen beispielsweise von Adelsangelegenheiten über landwirtschaftliche Betreffe und Pensionssachen bis zu Zeitungsangelegenheiten.
Die Vorträge der Kabinettskanzlei wurden in einer eigenen Registratur abgelegt und fortlaufend innerhalb jedes Jahres nummeriert. Um einzelne Akten bei Bedarf problemlos wieder auffinden zu können, hat man – wie es bei Verwaltungsbehörden durchaus üblich war –auch mustergültige Findbücher angelegt, die man „Indices“ nennt. Diese jahrweise angelegten Verzeichnisse sind im Falle der Kabinettskanzlei alphabetisch geordnet und innerhalb der einzelnen Buchstaben in drei weitere Kategorien unterteilt: Sachbetreffe, Länder/Orte/Gewässer und Familiennamen („Proprien“). Sie sind der Schlüssel, um einen speziellen Vortrag in der Serie im entsprechenden Karton und unter der zugewiesenen Nummer („Zahl“) aufzufinden.
Bisher war es notwendig, die gewünschten Jahresbände physisch in die Hand zu nehmen, wenn man etwas Spezielles suchte. Einmal fündig geworden, konnte man den Karton, in dem sich der Vortrag mit der gesuchten Nummer findet, für den Folgetag in den Archiv-Lesesaal bestellen. Die fortschreitende Digitalisierung bietet uns jetzt die Möglichkeit, den Zugriff auf diese Aktenserie massiv zu vereinfachen und die wegen der starken Benützung zuletzt teilweise in Mitleidenschaft gezogenen Bände damit zu schonen. Dank der tatkräftigen Mithilfe und Unterstützung des Bundeskanzleramts als Archivträger, der Ungarischen Archivdelegation im Österreichischen Staatsarchiv und des Kompetenzzentrums für Digitalisierung beim Bundesrechenzentrum ist es nun gelungen, die Indexbücher zu den Vorträgen der kaiserlichen Kabinettskanzlei vollständig zu scannen.
Sie können nun vollinhaltlich über das Archivinformationssystem (AIS) online eingesehen und dieser Kernbestand des Archivs viel effizienter recherchiert und bestellt werden (z.B. hier: https://www.archivinformationssystem.at/detail.aspx?id=4867973).
Allein durch die digitale Zurverfügungstellung der Findbücher können Forscherinnen und Forscher einen ganzen Benützungstag in unserem Lesesaal einsparen. Daneben stellt die Online-Verfügbarmachung einer Gesamtreihe von Indices zu einer kompletten Aktenserie einen weiteren Meilenstein auf dem Weg der digitalen Nutzbarmachung von historischen Registraturen dar.