Wie benutze ich das Archiv?
Vorbereitung des Archivbesuchs
Es empfiehlt sich, einen Archivbesuch gut vorzubereiten.
Ein gründliches Literaturstudium ist die Basis erfolgreicher Archivarbeit. So enthält die Fachliteratur, wenn sie auf Archivmaterial basiert, präzise Hinweise auf das herangezogene Archivgut und damit auf in Frage kommende Archive und deren Bestände. Sie finden dort idealerweise auch korrekte (bestellbare) Signaturen.
An Qualität und Dichte wachsende Vorinformationen über die Archivlandschaft im Allgemeinen und die Bestände und Sammlungen eines konkreten Archivs im Besonderen lassen sich heute sehr bequem über das Internet recherchieren.
Tiefergehende Informationen finden sich allenfalls noch in gedruckten (älteren) Archivführern und Inventaren, die im Wege des Schriftentauschs meist in allen größeren Archiven des In- und Auslands und natürlich in bedeutenden (Fach-)Bibliotheken vorhanden sind.
Das Österreichische Staatsarchiv verfügt über ein Online-Archivinformationssystem, das Ihnen ein breites Spektrum an Möglichkeiten zur Vorausrecherche anbietet. Lesen Sie dazu die Recherche-Hinweise für das Archivinformationssystem.
Kontaktnahme mit dem Archiv im Vorfeld
Haben Sie das Österreichische Staatsarchiv als Verwahrungsort für Archivgut ermittelt, das für Ihr Forschungsanliegen relevant ist, so nehmen Sie bitte rechtzeitig, mindestens jedoch 14 Tage vor dem geplanten Besuch, mit der zuständigen Abteilung Kontakt auf und legen Ihr Forschungsanliegen möglichst konkret dar.
Missverständnisse und Unklarheiten können auf diesem Wege noch beseitigt und ein allenfalls vorhersehbar erfolgloser Archivbesuch vermieden beziehungsweise neu geplant werden.
Nur wenn Ihnen konkrete und gültige Archivsignaturen bekannt sind, können Sie bei rechtzeitiger telefonischer oder schriftlicher Kontaktaufnahme mit der zuständigen Fachabteilung Archivalien für Ihren ersten Besuchstag vorbestellen. Beachten Sie bitte, dass Ihre Akten- und Dokumentenbestellungen rechtzeitig in der entsprechenden Fachabteilung einlangen müssen, spätestens aber zwei Tage vor Ihrem geplanten Archivbesuch.
Andernfalls obliegt Ihnen selbst die Ermittlung bestellfähiger Signaturen durch Konsultation der archivischen Findmittel beziehungsweise der Behördengeschäftsbücher. Die zuständige Archivabteilung berät Sie im Vorfeld über die entsprechende Vorgangsweise. Warten Sie daher bitte in Ihrem Interesse die Antwort der zuständigen Archivabteilung ab, ehe Sie anreisen.
Anmeldetool für die Terminreservierung
Eine Platzreservierung erfolgt über das Anmeldetool zur Terminreservierung. Diese Reservierung ersetzt nicht die gesonderte Bestellung von Archivalien bei den Fachabteilungen. Wollen Sie private Nachlässe, Familien- und Herrschaftsarchive einsehen, die im Österreichischen Staatsarchiv nur als Depots hinterlegt sind, bedenken Sie bitte, dass die Einsichtnahme gegebenenfalls an eine schriftliche Genehmigung des Eigentümers gebunden sein kann (diesbezügliche Auskünfte erteilt die zuständige Archivabteilung).
Einsichtnahme in die Materialien: das Benutzeransuchen
Um Einsicht in Archiv- und Bibliotheksgut des Österreichischen Staatsarchivs nehmen zu können, wird im Lesesaal einmal pro Kalenderjahr von den Bediensteten ein Benutzeransuchen ("Forscherbogen") ausgefüllt (Angaben zur Person, Benützungsthema und Benützungszweck). Bei abteilungsübergreifenden Arbeiten ist für jede Archivabteilung ein eigenes Formular zu verwenden.
Mit Ihrer Unterschrift stimmen Sie den Benützungsbestimmungen des Österreichischen Staatsarchivs zu und verpflichten sich zur unaufgeforderten Abgabe eines Belegexemplars an die Bibliothek des Österreichischen Staatsarchivs, falls Sie Ihre Forschungen publizieren (Monographie, Aufsatz, digitale Publikation, Hochschulschrift usw.).
In das Benutzeransuchen werden in weiterer Folge die Ihnen zur Einsicht vorgelegten Archivalien eingetragen und bei Rückgabe ausgestrichen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei Abschluss Ihres Archivbesuchs nicht mehr mit Archivalien belastet sind und melden Sie die Beendigung Ihres Forschungsaufenthalts beim Hauptdienst, sofern Sie im laufenden Kalenderjahr keine weitere Benützung planen. Ihr Benutzeransuchen wird dann abgelegt.
Benutzerkarte
Die Einsichtnahme in Archiv- und Bibliotheksbestände des Österreichischen Staatsarchivs ist kostenpflichtig (2-Tageskarte 5 Euro; Wochenkarte oder 5-Tages-Karte 10 Euro; Monatskarte oder 20-Tages-Karte 25 Euro; Jahreskarte 50 Euro). Sie müssen daher in der Kassa des Österreichischen Staatsarchivs eine Besucherkarte lösen, ehe Ihnen Archiv- oder Bibliotheksgut vorgelegt werden kann.
Bei den an beliebigen Öffnungstagen eines Jahres einlösbaren Wochen- und Monatskarten werden die verbrauchten Benützungstage vom Beidienst ausgestempelt (entwertet).
Erstberatung
Im Lesesaal führen in einer Vormittags- und einer Nachmittagsschicht jeweils 3 Bedienstete des Österreichischen Staatsarchivs die Aufsicht ("Hauptdienst" und "Beidienst").
Der "Hauptdienst", ein Bediensteter des höheren oder gehobenen Archivdienstes, wickelt mit Ihnen die ersten administrativen Schritte ab und übernimmt dann die allgemeine Erstberatung. Er weist Sie auf die im Lesesaal vorhandenen, für Ihr Forschungsanliegen relevanten Findmittel hin. Findmittelübersichten liegen für die Archivabteilungen Allgemeines Verwaltungsarchiv/Finanz- und Hofkammerarchiv, Archiv der Republik und Kriegsarchiv vor.
Der zentrale Lesesaal des Österreichischen Staatsarchivs (Nottendorfer Gasse) ist Lesesaal für 3 der 4 Archivabteilungen. Bei speziellen Fragen stellt der Diensthabende den Kontakt mit dem/den für Ihr Forschungsgebiet zuständigen Fachreferenten her. Dieser wird in der Regel mit der laufenden Forschung in seinem Arbeitsbereich vertraut sein und kann daher in einem Beratungsgespräch auch Orientierungshilfe zur allgemeinen Quellenlage und zur vorhandenen Literatur geben. Inhaltliche Detailfragen sind aber meist nur aus dem Quellenstudium selbst zu beantworten.
Der "Beidienst" gibt die für Sie bereitgelegten Archivalien beziehungsweise aus und betreut die Scanner in technischer Hinsicht.
Bestellvorgang
Haben Sie anhand der Findbehelfe konkrete bestellbare Archivsignaturen ermittelt, füllen Sie entsprechende, im Lesesaal aufliegende Bestellscheine aus (Name, Datum und gültige Signatur, das heißt Bestandsgruppe, Bestand, Serie, Band- oder Kartonnummer und so weiter).
Für jede archivalische Einheit ist ein eigener Bestellschein auszufüllen, es sei denn die bestellten Einheiten folgen unmittelbar aufeinander.
Elektronisch kann der Bestellvorgang per E-Mail an die jeweilige Fachabteilung durchgeführt werden oder über ein elektronisches Formular. Bitte beachten Sie, dass genügend Vorlaufzeit zur Vorbereitung der Unterlagen besteht.
Die Bestellscheine werden in entsprechenden Abteilungsfächern und hier wieder nach Bestandsgruppen vorsortiert. Die Diensthabenden sind Ihnen bei der korrekten Adressierung behilflich.
Bitte beachten Sie, dass Bestellbeschränkungen bestehen: Pro Tag dürfen maximal drei Kartons oder Faszikel oder 10 Einzelstücke (Karten, Pläne, Bilder und so weiter) bestellt werden.
Das Material liegt spätestens 2 Tage nach der Bestellung in Ihrem Benützerfach für Sie bereit. Es bleibt 4 Wochen lang für Sie reserviert. Erfolgt keine Benützung, werden die Archivalien beziehungsweise Bücher automatisch wieder eingelegt.
Verhalten in den Lesesälen
Im Lesesaal besteht freie Platzwahl. Großformatige Karten, Pläne und Zeichnungen können allerdings nur auf den dafür vorgesehenen Kartenlesetischen im vorderen Teil des Lesesaals eingesehen werden. Für spezielles Archivgut (zum Beispiel die Adelsakten des Allgemeinen Verwaltungsarchivs) gelten Sonderbestimmungen.
Für den Betrieb von tragbaren Computern ist jeder Arbeitstisch mit einer Steckdose ausgestattet.
Taschen, Laptophüllen, Mäntel, Schirme, Speisen, Getränke und so weiter dürfen in den Lesesaal nicht mitgenommen werden. Bitte verwahren Sie diese in den Garderobekästchen in der Garderobe neben dem Lesesaal.
Telefonieren ist im Lesesaal nicht gestattet. Bitte nehmen Sie Rücksicht auf andere Benützer und schalten Sie Ihr Mobiltelefon ab oder auf lautlos.
Sie dürfen jeweils nur eine archivalische Einheit an Ihrem Arbeitsplatz benützen. In Ihrem Benützeransuchen verpflichten Sie sich zu sorgsamem Umgang mit dem vorgelegten Archiv- und Bibliotheksgut. Die Ordnung innerhalb einer archivalischen Einheit darf nicht verändert werden. Vermutete Mängel oder Verluste sind der Aufsicht anzuzeigen.
Für Ihre Notizen dürfen Sie, sofern Sie nicht mit einem tragbaren Computer arbeiten, nur Bleistifte verwenden, die Ihnen nötigenfalls auch seitens des Staatsarchivs zur Verfügung gestellt werden.
Nach erfolgter Benützung geben Sie die archivalische Einheit bei der Ausgabe zurück (Rücklauftisch) und lassen sie ausstreichen, wenn Sie sie nicht weiter benötigen. Wollen Sie wieder Einsicht nehmen, bleibt die Einheit in Ihrem Benützerfach weiterhin für Sie reserviert.
Warum keine weißen Handschuhe?
In Fernsehdokumentationen über historische Ereignisse sind die berühmten weißen Handschuhe noch häufig zu sehen, in der archivischen Realität hat sich längst ein anderer Standard im Umgang mit Archivgut durchgesetzt. Das Österreichische Staatsarchiv hat im Juni 2013 die bis dahin geltende Handschuhpflicht in seinen Lesesälen aufgehoben. Die Gründe dafür sind vielfältig.
Reproduktionen
Im Lesesaal stehen Ihnen A2-Auflichtscanner und A3-Farbdrucker zur Verfügung. Die dafür benötigten Wertkarten erhalten Sie in den Kassen des Österreichischen Staatsarchivs.
Von der Selbstkopierung sind grundsätzlich ausgeschlossen:
- Gebundenes Archivgut mit einem Buchrücken der mehr als 10 Zentimeter misst
- großformatiges Schriftgut größer als A2
- Brandakten des Allgemeinen Verwaltungsarchivs
Darüber hinaus kann der Hauptdienst in begründeten Fällen, insbesondere aus konservatorischen Erwägungen, die Selbstreproduktion untersagen.
Archiv- und Bibliotheksgut, das Sie nicht selbst scannen dürfen, wird in der Kopier- beziehungsweise Fotostelle für Sie reproduziert. Die Art der Reproduktion richtet sich dann nach der Natur und dem Erhaltungszustand der Vorlage. So wird gebundenes Archivgut grundsätzlich nicht photokopiert.
Für die Erteilung des Reproauftrags liegt im Lesesaal ein entsprechendes Formular (mit Preisliste) auf, auf dem Sie das zu reproduzierende Schriftgut und die Art der Reproduktion angeben und spezielle Wünsche beschreiben. Zusätzlich legen Sie Kennzeichnungsstreifen ein.
Das über Reproansuchen zu reproduzierende Archivgut darf dem Behältnis nicht entnommen werden, sondern ist, auch wenn nur Teile einer Einheit kopiert werden sollen, mit dem Reproansuchen komplett beim „Beidienst“ zur Reproduktion einzureichen. Die Reproduktionen liegen dann für Sie in der Kassa des Staatsarchivs bereit bzw. werden auf Wunsch zugesandt.
Von Archivgut des Österreichischen Staatsarchivs dürfen Benützer selbst Reproduktionen mittels Fotoapparat, Digitalkamera oder den im Forschersaal aufgestellten Scannern herstellen.
Abbildungen aus oder von Archivgut des Österreichischen Staatsarchivs dürfen nur mit Zustimmung des Archivs unter Bezeichnung der Quelle und gegen Erlag der vorgesehenen Reprogebühren veröffentlicht werden. Beachten Sie bitte, dass Reproduktionen von Mikrofilmen nur in größerer Stückzahl hergestellt werden und daher einer längeren Bearbeitungsdauer unterliegen.
Erfrischungen
Im Lesesaal ist das Essen, Trinken oder Rauchen verboten. Mitgebrachte Erfrischungen können Sie in den dafür vorgesehenen Bereichen außerhalb des Lesesaals konsumieren. Hier stehen Ihnen ein Kaffee- und ein Getränkeautomat zur Verfügung.